Kora Cabinet d’Avocats
Guide d’utilisation
De votre première connexion à la préparation d’une convention : les étapes essentielles pour travailler avec Kora.
01
Se connecter
- Depuis l’accueil, cliquez sur « J’ai un compte », ou ouvrez Connexion dans le menu. Saisissez votre e-mail et votre mot de passe.
- Pour un premier accès, choisissez « Créer un compte » et suivez les instructions de confirmation reçues par e-mail. Les options Google et Apple sont également proposées sur cet écran.
- En cas d’oubli, utilisez « Mot de passe oublié » : le lien reçu par e-mail permet de choisir un nouveau mot de passe.
- Le bouton FR/EN du menu change la langue de l’interface. Les outils du cabinet nécessitent une connexion ; ce guide reste accessible sans compte.
02
Configurer votre cabinet
- Ajoutez une entreprise dans Paramètres, ou sélectionnez une entreprise existante. Renseignez son identité, ses coordonnées et son contact principal. Le numéro fiscal est facultatif.
- Choisissez le pays, la devise principale, les devises secondaires et leurs taux, la langue, le fuseau horaire et les formats de date et de nombres. Vérifiez le taux de taxe proposé : il doit correspondre à votre situation.
- Complétez l’exercice fiscal et les mentions légales. Dans Documents, définissez le préfixe et le prochain numéro, le pied de page et les coordonnées bancaires ou Mobile Money.
- Enregistrez l’entreprise avant d’ajouter un logo PNG, JPG ou WebP de 2 Mo maximum, puis enregistrez les paramètres modifiés. Corrigez les champs signalés ; les téléphones doivent inclure l’indicatif international. Sélectionnez la bonne entreprise dans la barre des outils avant de travailler.
03
Parcourir les étapes juridiques
- Procédures affiche les deux parcours sur la même page : 11 étapes de procédure contentieuse, puis 9 étapes de conseil juridique.
- Cochez les étapes accomplies pour actualiser le compteur et la progression de chaque parcours. Décochez une étape pour la remettre en attente.
- Les coches sont temporaires : elles ne sont pas enregistrées par dossier et peuvent disparaître lorsque vous quittez ou rechargez la page. Ce parcours ne calcule pas les délais judiciaires ; vérifiez les règles du tribunal compétent.
04
Gérer dossiers, temps et factures
- Dans Dossiers, créez d’abord un client, puis ouvrez un dossier en indiquant le type (contentieux ou conseil), les parties adverses et l’avocat responsable. La fiche du dossier regroupe ses échéances, son temps et ses partages.
- Dans Échéances, ajoutez audiences, délais et rappels avec leur date, liés à un dossier. La vue mensuelle et la liste signalent les échéances en retard ; cochez celles qui sont accomplies. Les dates sont saisies et confirmées par vos soins : l’application ne calcule pas les délais légaux.
- Dans Temps, saisissez les heures par dossier et par profil (associé, collaborateurs, juriste) ou utilisez le minuteur. Dans Factures, générez la facture à partir des heures non facturées : la numérotation, la devise et la taxe de l’entreprise s’appliquent automatiquement. Suivez ensuite le statut : brouillon, envoyée, payée.
- Depuis la fiche du dossier, partagez un document avec votre client : le lien sécurisé est valable 30 jours et révocable. Le client télécharge sans compte ; chaque consultation est enregistrée.
05
Vérifier les conflits et la bibliothèque
- Avant d’accepter un mandat, ouvrez Conflits et saisissez le nom à vérifier. La recherche porte sur les clients, les dossiers et les parties adverses de l’entreprise active, sans tenir compte des accents.
- Examinez les correspondances affichées, puis enregistrez votre décision : autoriser ou refuser. La décision est datée et conservée dans l’historique. La correspondance automatique ne remplace pas votre analyse professionnelle.
- Dans Bibliothèque, conservez vos modèles de conventions, clauses types et références (20 Mo par fichier), classés par catégorie. Les documents sont privés à l’entreprise et téléchargeables par lien temporaire.
06
Préparer une convention d’honoraires
- Sélectionnez l’entreprise concernée et la devise. Renseignez le nom du client ou du dossier, puis les heures de l’associé, du collaborateur senior, du collaborateur junior et du juriste.
- Ajoutez les forfaits d’actes nécessaires. Vérifiez les montants, la devise et la taxe avant toute transmission au client.
- Utilisez « Numéroter et imprimer la convention » pour réserver un numéro et ouvrir l’impression. Pour obtenir un PDF, choisissez l’option d’enregistrement en PDF de votre navigateur.
- Le document reprend les informations de l’entreprise. Relisez les mentions et adaptez la convention aux obligations professionnelles applicables. Les saisies de calcul ne constituent pas une archive de dossier.
07
Utiliser l’assistant juridique IA
- Sélectionnez votre entreprise et vérifiez le quota disponible. Décrivez votre besoin, puis collez le texte utile d’une pièce, d’un contrat, d’un projet de conclusions ou d’une décision dans votre message.
- Précisez le pays, le tribunal, le droit applicable et le résultat attendu. La langue FR/EN sélectionnée dans le menu détermine la langue demandée à l’assistant.
- Exemple : « À partir de ce contrat anonymisé, résume les obligations des parties, relève les ambiguïtés et liste les points à vérifier en droit québécois. »
- Envoyez votre demande, puis vérifiez les faits et chaque référence dans une source officielle. Une analyse acceptée est soumise au quota de votre compte ; si le quota est épuisé, consultez votre abonnement dans Paramètres.
08
Gérer les accès et la sécurité
- Dans la rubrique Utilisateurs et sécurité, consultez les membres de l’entreprise. Un administrateur peut créer une invitation et choisir un rôle : Administrateur, Collaborateur ou Lecture seule.
- Copiez le lien d’invitation et transmettez-le au destinataire. Celui-ci doit se connecter et accepter le lien ou le code dans Utilisateurs et sécurité. Vous pouvez révoquer une invitation ou ajuster les droits disponibles depuis cette rubrique.
- Utilisez le changement de mot de passe et consultez le journal des accès enregistrés. Déconnectez-vous après usage sur un appareil partagé.
09
Consulter l’abonnement et les quotas
- Dans Paramètres, ouvrez Abonnement pour voir le forfait actuel et les analyses IA utilisées et restantes. Les quotas concernent votre compte, pas un compteur indépendant pour chaque entreprise.
- Tarifs présente les formules Essentiel, Entreprise et Cabinet en dollars américains, avec le choix mensuel ou annuel. Les boutons de paiement ouvrent Kora IA Studio : le paiement Stripe et l’Espace client y sont centralisés.
- L’essai gratuit de 7 jours est annoncé, mais l’application Avocats doit encore être configurée dans Kora IA Studio pour son activation et le passage à un abonnement payant. Vérifiez les conditions avant validation. Un clic sur un bouton ou une page de retour ne suffit pas à confirmer un abonnement.
Confidentialité et vigilance juridique
Anonymisez les pièces avant de transmettre leur texte à l’IA. Vérifiez les conditions de traitement des données et vos obligations de secret professionnel, notamment au titre de la Loi 25 au Québec. L’IA peut se tromper ou inventer une référence : aucune réponse ne remplace votre analyse ni votre validation avant envoi au client ou dépôt au tribunal.
Questions fréquentes
Je ne peux pas ouvrir les outils du cabinet.
Connectez-vous depuis Connexion. Si nécessaire, confirmez votre adresse e-mail ou utilisez Mot de passe oublié. L’accueil, Tarifs, Pourquoi Kora et le guide restent publics.
Mes informations ne s’affichent pas sur la convention.
Enregistrez les changements dans Paramètres, puis vérifiez que la même entreprise est sélectionnée dans Honoraires. Contrôlez la devise, le logo et les mentions dans l’aperçu avant impression.
L’assistant indique que mon quota est épuisé.
Consultez les analyses utilisées et restantes dans Paramètres → Abonnement, puis ouvrez l’Espace client Kora IA Studio pour les options de votre compte. Changer d’entreprise ne réinitialise pas le quota.